1. Qui sommes-nous ?

1.1 Behind The Buttons en tant que responsable du traitement des données

Avec cette déclaration (ci-après la " Déclaration "), nous souhaitons vous informer pourquoi et comment vos données personnelles sont collectées et traitées par Behind The Buttons Belgium, composé des entités belges de Behind The Buttons (ci-après " nous " ou " Behind The Buttons "). Vos données personnelles sont collectées et stockées de manière centralisée au sein de Behind The Buttons. Les entités belges de Behind The Buttons, qui ne sont pas considérées comme des tiers les unes par rapport aux autres, traitent toutes vos données à caractère personnel conformément à la présente Déclaration.

Nos coordonnées figurent au point 10 de la présente déclaration.

Nous sommes responsables du traitement des données à caractère personnel que nous demandons et utilisons. En tant que responsable du traitement, nous prenons les mesures qui garantissent que vous :

  • rester informé sur le traitement de vos données personnelles et sur vos droits ;
  • conserve le contrôle des données à caractère personnel que nous traitons ;
  • peut exercer ses droits en ce qui concerne ses données à caractère personnel. Vous trouverez de plus amples informations sur vos droits au point 9 de la présente déclaration.

Dans le cadre des services qu'il fournit à ses clients, Behind The Buttons traite également les données personnelles de ses clients. Cette question est traitée dans l'accord de traitement conclu entre Behind The Buttons et ses clients, et ne fait pas partie de la présente déclaration.

1.2 Délégué à la protection des données

Nous avons également désigné un délégué à la protection des données. Il s'agit d'un expert en protection des données qui offre une garantie supplémentaire que nous traitons correctement vos données personnelles.

Vous pouvez contacter l'agent par les canaux mentionnés au paragraphe 10 de la présente déclaration.

2. Quelles sont les données que nous recueillons à votre sujet ?

2.1. Données personnelles

Par "données à caractère personnel", nous entendons toute information se rapportant à une personne physique vivante particulière. Cela inclut, le cas échéant, les données vous concernant et/ou concernant vos représentants, votre personnel, vos travailleurs indépendants et/ou vos administrateurs (ci-après dénommés ensemble "vous" ou "votre").

Si nous recevons des données à caractère personnel de vos représentants, de votre personnel, de vos travailleurs indépendants et/ou de vos administrateurs, vous devez les informer de l'existence et du contenu de la présente déclaration, y compris de nos obligations, de leurs droits et de la manière dont ils peuvent exercer ces droits. En particulier, nous collectons :

  • de nos clients existants : données d'identification et de contact (nom, prénom, sexe, adresse électronique, numéro de téléphone, copie de la carte d'identité, etc.), centres d'intérêt déclarés, et certaines données financières (numéro de compte bancaire, etc.) ;
  • des prospects : données d'identification et de contact (nom, prénom, sexe, adresse électronique, numéro de téléphone, etc.), centres d'intérêt indiqués, ....
    Nous demandons et utilisons ces données aux fins mentionnées au point 3 de la présente déclaration.

Nos sites web utilisent également des "cookies". Il s'agit de petits éléments d'information qui sont stockés par le navigateur sur votre ordinateur et qui nous permettent d'enregistrer certaines informations sur les utilisateurs de notre site web (par exemple, le choix de la langue, la durée de votre visite sur la page, ...). ). Ils nous aident à mieux adapter le site web à vos besoins, préférences et facilité d'utilisation. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans notre déclaration relative aux cookies.

En tant que responsable du traitement des données, nous ne collectons pas et ne traitons pas les données personnelles des mineurs ou les données dites sensibles, à savoir :

  • les données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l'appartenance syndicale ;
  • les données génétiques ou biométriques (par exemple les images faciales et les empreintes digitales) ;
  • des données sur la santé ;
  • les données relatives au comportement sexuel ou à l'orientation sexuelle.

Si de telles données personnelles sensibles nous sont communiquées, nous ne les utiliserons pas et les supprimerons.

3. Pourquoi avons-nous besoin de vos données ?

3.1. Vous accepter en tant que client et exécuter correctement le contrat.

Nous avons besoin de données à caractère personnel pour

  • vous enregistrer et vous gérer en tant que prospect ou client dans notre système de gestion de la clientèle (CRM) ;
  • être en mesure de vous accepter en tant que client dans le cadre de notre procédure d'acceptation des clients ;
  • pouvoir vous contacter en tant que client et coordonner avec vous l'exécution des services que vous avez demandés ;
  • être en mesure de facturer nos services ou d'effectuer des règlements concernant les services fournis.

3.2. S'engager dans le marketing direct

Nous souhaitons pouvoir vous informer de nos services, de nos événements ou de nouvelles pertinentes. Cela peut se faire à votre demande expresse ou si nous pensons que vous êtes intéressé par un service ou que vous pourriez en bénéficier.

Ces informations peuvent vous parvenir de différentes manières : par les bureaux de Behind The Buttons, l'internet et les applications, par e-mail, par courrier, par téléphone et lors d'événements. En outre, de nouvelles technologies apparaissent chaque jour et nous souhaitons les utiliser si cela permet de transmettre des informations de manière claire et de vous déranger le moins possible.

Vous recevrez nos communications de marketing direct si vous y avez expressément consenti. En particulier, nous vous demanderons votre consentement exprès si vous n'êtes pas un client de Behind The Buttons.

Toutefois, même si vous ne donnez pas votre consentement, vous pouvez toujours recevoir des offres ou de la publicité de Behind The Buttons, en particulier si vous avez déjà une relation client avec Behind The Buttons. Nous nous basons pour cela sur notre intérêt légitime.

Si vous ne souhaitez pas du tout de publicité, veuillez exercer votre droit d'opposition au marketing direct, comme indiqué au point 9.2 de la présente déclaration.

3.3. Parce qu'il est nécessaire de fonctionner comme une entreprise

Cette finalité correspond à ce que l'on appelle un "intérêt légitime". En effet, nous avons toujours un certain nombre d'intérêts légitimes qui constituent la base du traitement des données à caractère personnel. Nous ne le faisons qu'après avoir évalué que, dans chaque cas, l'équilibre entre nos intérêts légitimes et leur impact éventuel sur votre vie privée ne sera pas perturbé.

Si vous vous opposez néanmoins à ces traitements, vous pouvez exercer votre droit d'opposition, comme indiqué à la section 9.3 de la présente déclaration.

Les données à caractère personnel sont donc traitées dans différentes situations :

  • Les données personnelles peuvent servir de preuves (archives) ;
  • Les données personnelles peuvent être utilisées pour enregistrer votre participation et/ou votre présence à nos événements ;
  • Les données personnelles peuvent être utilisées pour fournir les informations que vous avez demandées ;
  • Les données à caractère personnel peuvent être utilisées pour établir, exercer, défendre et sauvegarder les droits de Behind The Buttons ou des personnes qu'il peut représenter, par exemple dans le cadre d'un litige ;
  • Les données à caractère personnel peuvent être utilisées pour la gouvernance, la gestion (des risques) et le contrôle de notre organisation, tels que la conformité (comme la prévention et les enquêtes en matière de blanchiment d'argent et de fraude, et la protection de la vie privée), la gestion des risques, les fonctions de risque et l'inspection, la gestion des plaintes, l'audit interne et externe ;
  • Les données personnelles détenues par les entités belges de Behind The Buttons peuvent être compilées et utilisées pour une gestion centralisée ou efficace de la clientèle, pour la création de segments ou de secteurs (par exemple, le secteur public, l'immobilier et la construction, les sciences de la vie, la vente au détail, ...), et pour la création de profils de clients ou de prospects plus détaillés afin de communiquer avec vous de manière plus ciblée ;
  • Les données personnelles peuvent être utilisées pour soutenir et simplifier l'achat, l'utilisation et la résiliation des services par le client, entre autres pour éviter d'avoir à saisir à nouveau les informations que vous avez fournies précédemment, ou pour éviter d'avoir à repasser par un processus d'identification complet si vous voulez devenir client d'une autre entité Behind The Buttons. Ainsi, les données d'identification peuvent être transmises aux entités de Behind The Buttons pour faciliter l'identification auprès de ces autres entités.

4. Quelle est la base juridique du traitement de vos données personnelles ?

4.1. Généralités

Nous ne pouvons utiliser et traiter légalement vos données personnelles que si l'une des conditions suivantes est remplie :

  • l'utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à l'exécution d'un contrat que vous avez conclu avec nous ou, à votre demande, pour prendre les mesures nécessaires à la conclusion d'un contrat avec nous. Les finalités du traitement mentionnées au point 3.1 de la présente déclaration reposent sur cette base.
  • nous avons votre consentement exprès et libre d'utiliser vos données à caractère personnel dans un but spécifique. Par exemple, nous vous demanderons votre consentement pour vous écrire à des fins de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente déclaration, si vous n'avez pas déjà une relation de client avec nous.
  • l'utilisation de vos données personnelles est nécessaire à la poursuite de nos intérêts légitimes, dans la mesure où ceux-ci l'emportent sur vos intérêts et vos droits. Nous fondons le traitement nécessaire au fonctionnement de notre entreprise sur notre intérêt légitime, comme indiqué au point 3.3 de la présente déclaration, et nous écrivons à nos clients existants pour des raisons de marketing direct, comme indiqué au point 3.2 de la présente déclaration.
  • nous pouvons être légalement obligés de traiter certaines données, et notamment de les transmettre aux autorités compétentes. Dans le cadre de certains services (mandats de commissaires, déclarations fiscales, comptabilité, etc.), Behind The Buttons est en effet soumis à des obligations de déclaration aux autorités publiques, ou encore, nous devons être en mesure de répondre correctement si vous exercez vos droits en vertu de la législation sur la protection de la vie privée, et nous sommes également tenus de répondre aux questions de l'Autorité de protection des données, par exemple en cas de plainte.

5. Avec quelles autres personnes partageons-nous vos données personnelles ?

Seuls nos employés et travailleurs indépendants qui ont besoin d'un accès effectif pour exercer leurs fonctions sont autorisés à accéder à vos données. Ces personnes agissent sous notre supervision et notre responsabilité.

En outre, nous faisons également appel à des fournisseurs tiers pour effectuer certaines opérations de traitement en notre nom afin de vous proposer nos produits et activités, tels que des services informatiques (entre autres) et des services juridiques, financiers, comptables et autres services similaires. Étant donné que ces tiers ont accès aux données à caractère personnel dans le cadre des services que nous leur demandons, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles pour garantir que vos données à caractère personnel ne sont traitées et utilisées qu'aux fins mentionnées au point 3 de la présente déclaration.

Vos données personnelles peuvent être divulguées aux institutions de contrôle, aux autorités fiscales et aux services de recherche uniquement si nous sommes légalement tenus de le faire.

6. Où les données seront-elles stockées et traitées ?

Vos données ne seront pas transportées en dehors de l'UE et, en tout état de cause, nous veillerons à ce que les exigences légales minimales et les normes de sécurité soient respectées à tout moment. Si nous prévoyons que vos données seront stockées et traitées en dehors de l'UE, nous l'indiquerons explicitement et nous veillerons à ce que le même niveau de protection soit appliqué qu'au sein de l'UE.

En dehors de ces cas, vos données personnelles ne seront jamais transférées ou mises à la disposition de tiers et ne seront utilisées qu'à notre profit. D'autres entreprises ne peuvent donc pas utiliser vos données pour vous envoyer de la publicité, par exemple.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous ne conservons vos données qu'aussi longtemps que nécessaire au regard des finalités d'utilisation des données mentionnées au point 3 de la présente déclaration (par exemple, l'exécution d'un accord, l'envoi d'informations demandées par vous...). Toute dérogation ou précision à ce principe est expressément mentionnée dans les différentes finalités mentionnées au point 3 de la présente déclaration.

La nécessité de conserver les données pouvant varier en fonction du type de données et de la finalité du traitement, les périodes de conservation effectives peuvent varier de manière significative.

Nous vous informons que nos critères de détermination des périodes d'affirmation sont les suivants :

  • Pendant combien de temps les données personnelles sont-elles nécessaires pour fournir le service demandé ?
  • Avons-nous fixé et annoncé une certaine période de conservation spécifique ?
  • Avons-nous obtenu l'autorisation de prolonger la période de conservation ?
  • Avons-nous une obligation légale, contractuelle ou similaire de conserver les données ?
  • Dès que vos données ne sont plus nécessaires et que nous n'avons plus d'obligation légale de conservation, d'intérêt légitime ou d'obligation contractuelle, nous les supprimons définitivement ou, si cela n'est pas possible, nous les rendons anonymes dans nos systèmes.

Toutefois, vos données personnelles seront conservées et utilisées aussi longtemps que nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, régler des litiges ou faire respecter nos accords.

8. Comment sécurisons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont considérées comme strictement confidentielles. Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles fournies et collectées contre la destruction, la perte, l'altération involontaire, les dommages, l'accès accidentel ou illégal ou tout autre traitement non autorisé des données personnelles.

9. Quels sont vos droits ?

9.1. Droit d'accès, de rectification, d'effacement, de transférabilité des données et d'opposition

  1. Recht op inzage van uw persoonsgegevens
    U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van uw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken.

  2. Right to rectify your personal data
    U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

  3. Recht om uw toestemming in te trekken
    Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken. We wensen u er op te wijzen dat het intrekken van uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat u niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

  4. Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken
    Voor de verwerkingsactiviteiten gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 3.3, heeft u het recht om bezwaar te maken.

  5. Recht op wissing van uw persoonsgegevens
    U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan u ons vragen, wanneer u niet langer een relatie wenst met Behind The Buttons, om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn. Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege haar gerechtvaardigde belangen kunnen wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van ons, tenzij u besluit om de relatie met ons te beëindigen.

  6. Recht op overdracht van persoonsgegevens
    U heeft het recht om te vragen om persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

  7. Droit de restreindre certains traitements
    Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données personnelles dans l'un des cas suivants :

    • si vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel, vous pouvez demander une limitation du traitement pendant une période nous permettant de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
    • si le traitement est illégal et que vous vous opposez à l'effacement des données à caractère personnel et demandez plutôt que nous en limitions l'utilisation ;
    • si nous n'avons plus besoin de vos données à caractère personnel pour les finalités de traitement mentionnées au point 3, mais que vous en avez encore besoin pour la constatation, l'exercice ou le fondement d'un droit en justice ;
    • si vous vous êtes opposé à un traitement, nous arrêterons ce traitement dans l'attente de la réponse à la question de savoir si les motifs légitimes de Behind The Buttons l'emportent sur les vôtres.

9.2. Droit d'opposition au marketing direct

Comme indiqué au point 3.2 de la présente déclaration, nous utilisons vos données personnelles pour vous adresser des informations commerciales, de la publicité ou des propositions personnalisées (par le biais de campagnes de marketing direct ou de bulletins d'information électroniques). Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing direct si vous ne souhaitez pas ou plus recevoir de telles communications de notre part, et ce en utilisant les options prévues à cet effet dans chaque courrier que vous recevez de notre part. Votre demande sera satisfaite dans les meilleurs délais.

Si vous avez exercé votre droit d'opposition, vous pouvez, si vous le souhaitez, autoriser le retour des activités de marketing direct par les mêmes canaux.

Nous attirons votre attention sur le fait que l'exercice du droit d'opposition ne nous empêche pas de vous contacter à d'autres fins, y compris l'exécution du contrat, conformément à la présente déclaration, le cas échéant.

9.3. Comment s'exercer ?

Pour exercer les droits susmentionnés, vous pouvez nous adresser une demande écrite de la manière suivante :

  • par courrier électronique : data.protection@behindthebuttons.com
  • par écrit à l'adresse postale suivante : Behind The Buttons NV, à l'attention de l'équipe chargée de la protection des données, Foreestelaan 1, Gand 9000

Lorsque vous exercez vos droits, nous vous demandons d'indiquer clairement le droit que vous souhaitez invoquer et le(s) traitement(s) auquel(s) vous pouvez vous opposer ou le consentement que vous souhaitez retirer. Soyez toujours aussi précis que possible lorsque vous exercez vos droits.

10. Comment soumettre des questions ou des plaintes

Si vous avez une question ou une plainte concernant notre traitement des données à caractère personnel, l'exercice de vos droits ou la présente déclaration, vous pouvez nous contacter par les canaux suivants :

  • par courrier électronique : data.protection@behindthebuttons.com
  • par écrit à l'adresse postale suivante : Behind The Buttons NV, à l'attention de l'équipe chargée de la protection des données, Foreestelaan 1, Gand 9000
  • par téléphone : +32 (0)9 395 0456

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, si vous avez des remarques concernant l'exercice de vos droits ou si vous estimez que notre traitement de vos données personnelles n'est pas conforme à la loi, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données, anciennement appelée Commission de la protection de la vie privée. Toutes les informations à ce sujet sont disponibles sur le site https://www.privacycommission.be.

11. Modifications de la présente déclaration

Nous pouvons modifier ou compléter la présente déclaration si nous le jugeons nécessaire.

Si des changements importants sont apportés à la présente déclaration, la date de mise à jour de la déclaration sera actualisée et nous vous en informerons et vous fournirons une copie de la déclaration actualisée.

Nous vous encourageons également à consulter régulièrement la présente déclaration pour savoir comment nous traitons et protégeons vos données à caractère personnel.