1. Wer sind wir?

1.1 Behind The Buttons als Datenverantwortlicher

Mit dieser Erklärung (im Folgenden die "Erklärung") möchten wir Sie darüber informieren, warum und wie Ihre personenbezogenen Daten von Behind The Buttons Belgium, bestehend aus den belgischen Behind The Buttons-Einheiten (im Folgenden "wir" oder "Behind The Buttons"), erfasst und verarbeitet werden. Ihre personenbezogenen Daten werden zentral bei Behind The Buttons erfasst und gespeichert. Die belgischen Behind The Buttons-Einheiten, die im Verhältnis zueinander nicht als Dritte gelten, verarbeiten alle Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dieser Erklärung.

Unsere Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 10 dieser Erklärung.

Wir sind für die Verarbeitung der von uns angeforderten und verwendeten personenbezogenen Daten verantwortlich. Als für die Verarbeitung Verantwortlicher ergreifen wir die Maßnahmen, die sicherstellen, dass Sie:

  • über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und über Ihre Rechte informiert werden;
  • behält die Kontrolle über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten;
  • können Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten ausüben. Weitere Informationen über Ihre Rechte finden Sie unter Punkt 9 dieser Erklärung.

Im Rahmen seiner Dienstleistungen für seine Kunden ist Behind The Buttons auch ein Verarbeiter von personenbezogenen Daten seiner Kunden. Dies wird in der Verarbeitungsvereinbarung zwischen Behind The Buttons und seinen Kunden geregelt und ist nicht Teil dieser Erklärung.

1.2 Datenschutzbeauftragter

Wir haben auch einen Datenschutzbeauftragten ernannt. Dies ist ein Datenschutzexperte, der eine zusätzliche Garantie dafür bietet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten korrekt verarbeiten.

Sie können sich über die in Ziffer 10 dieser Erklärung genannten Kanäle an den Beamten wenden.

2. Welche Daten sammeln wir über Sie?

2.1. Persönliche Daten

Unter "personenbezogenen Daten" verstehen wir alle Informationen, die sich auf eine bestimmte lebende natürliche Person beziehen. Dazu gehören gegebenenfalls auch Daten über Sie und/oder Ihre Vertreter, Mitarbeiter, Selbstständigen und/oder Direktoren (im Folgenden zusammen auch als "Sie" oder "Ihr" bezeichnet).

Wenn wir von Ihnen personenbezogene Daten von Ihren Vertretern, Mitarbeitern, Selbstständigen und/oder Geschäftsführern erhalten, müssen Sie diese über das Vorhandensein und den Inhalt dieser Erklärung sowie über unsere Verpflichtungen, ihre Rechte und die Art und Weise, wie sie diese Rechte ausüben können, informieren. Insbesondere sammeln wir:

  • unserer bestehenden Kunden: Identifikations- und Kontaktdaten (Name, Vorname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kopie des Personalausweises usw.), angegebene Interessengebiete und bestimmte Finanzdaten (Kontonummer usw.);
  • von Interessenten: Identifikations- und Kontaktdaten (Name, Vorname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.), angegebene Interessengebiete, ....
    Wir benötigen und verwenden diese Daten für die unter Punkt 3 dieser Erklärung genannten Zwecke.

Unsere Websites verwenden auch "Cookies". Dabei handelt es sich um kleine Informationen, die vom Browser auf Ihrem Computer gespeichert werden und die es uns ermöglichen, bestimmte Informationen über die Nutzer unserer Website zu registrieren (z. B. Sprachwahl, Dauer Ihres Besuchs auf der Seite, ...). Sie helfen uns, die Website besser auf Ihre Bedürfnisse, Vorlieben und Benutzerfreundlichkeit abzustimmen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

Als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher erheben und verarbeiten wir keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen oder sogenannte sensible Daten, nämlich:

  • personenbezogene Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft hervorgehen;
  • genetische oder biometrische Daten (z. B. Gesichtsbilder und Fingerabdrücke);
  • Daten zur Gesundheit;
  • Daten über das Sexualverhalten oder die sexuelle Ausrichtung.

Sollten uns solche sensiblen personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt werden, werden wir sie nicht verwenden und löschen.

3. Wozu brauchen wir Ihre Daten?

3.1. Sie als Kunden zu akzeptieren und den Vertrag korrekt auszuführen.

Wir benötigen personenbezogene Daten, um:

  • Sie als Interessent oder Kunde in unserem Kundenmanagementsystem (CRM) zu registrieren und zu verwalten;
  • in der Lage sein, Sie als Kunden in unserem "Kundenannahmeverfahren" zu akzeptieren;
  • um mit Ihnen als Kunden in Kontakt treten und sich mit Ihnen im Zusammenhang mit der Erbringung der von Ihnen angeforderten Dienstleistungen abstimmen zu können;
  • in der Lage sein, unsere Leistungen in Rechnung zu stellen oder Abrechnungen für erbrachte Leistungen vorzunehmen.

3.2. Direktmarketing betreiben

Wir möchten Sie über unsere Dienstleistungen, Veranstaltungen oder relevante Neuigkeiten informieren. Dies kann auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin geschehen, oder wenn wir vermuten, dass Sie an einer Dienstleistung interessiert sind oder davon profitieren würden.

Diese Informationen können Sie auf viele Arten erreichen: über die Behind The Buttons-Büros, das Internet und Apps, per E-Mail, per Post, per Telefon und bei Veranstaltungen. Darüber hinaus entstehen jeden Tag neue Technologien, die wir nutzen möchten, wenn dies dazu beiträgt, Informationen klar und so zu vermitteln, dass sie Sie so wenig wie möglich stören.

Sie erhalten unsere Direktmarketing-Mitteilungen, wenn Sie ausdrücklich Ihr Einverständnis dazu gegeben haben. Insbesondere werden wir Ihre ausdrückliche Zustimmung einholen, wenn Sie kein Kunde von Behind The Buttons sind.

Aber auch wenn Sie nicht zustimmen, können Sie Angebote oder Werbung von Behind The Buttons erhalten, insbesondere wenn Sie bereits eine Kundenbeziehung zu Behind The Buttons haben. Wir begründen dies mit unserem berechtigten Interesse.

Wenn Sie keinerlei Werbung wünschen, machen Sie bitte von Ihrem Recht Gebrauch, sich dem Direktmarketing zu widersetzen, wie in Abschnitt 9.2 dieser Erklärung angegeben.

3.3. Weil es notwendig ist, um als Unternehmen zu funktionieren

Dieser Zweck ist ein so genanntes "berechtigtes Interesse". In der Tat haben wir noch eine Reihe von berechtigten Interessen, die die Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten bilden. Dies geschieht jedoch erst, nachdem wir in jedem einzelnen Fall abgewogen haben, dass das Gleichgewicht zwischen unseren berechtigten Interessen und ihren möglichen Auswirkungen auf Ihre Privatsphäre nicht gestört wird.

Wenn Sie dennoch gegen diese Verarbeitungen Einspruch erheben, können Sie Ihr Widerspruchsrecht ausüben, wie in Abschnitt 9.3 dieser Erklärung angegeben.

Personenbezogene Daten werden also in unterschiedlichen Situationen verarbeitet:

  • Personenbezogene Daten können als Beweismittel dienen (Archiv);
  • Personenbezogene Daten können verwendet werden, um Ihre Teilnahme und/oder Anwesenheit bei unseren Veranstaltungen zu erfassen;
  • Personenbezogene Daten können verwendet werden, um von Ihnen angeforderte Informationen bereitzustellen;
  • Personenbezogene Daten können zur Feststellung, Ausübung, Verteidigung und Wahrung der Rechte von Behind The Buttons oder der Personen, die sie vertreten, verwendet werden, z. B. bei Rechtsstreitigkeiten;
  • Personenbezogene Daten können für die Leitung, das (Risiko-)Management und die Kontrolle unserer Organisation verwendet werden, z. B. für die Einhaltung von Vorschriften (z. B. Geldwäsche- und Betrugsprävention und -ermittlung sowie Datenschutz), das Risikomanagement, Risikofunktionen und Inspektionen, das Beschwerdemanagement sowie die interne und externe Prüfung;
  • Personenbezogene Daten, die sich im Besitz der belgischen Behind The Buttons-Einheiten befinden, können für ein zentralisiertes oder effizientes Kundenmanagement, für die Erstellung von Segmenten oder Sektoren (z.B. Öffentlicher Sektor, Immobilien & Bauwesen, Biowissenschaften, Einzelhandel, ...) und für die Erstellung detaillierterer Kunden- oder Interessentenprofile zusammengestellt und verwendet werden, um gezielter mit Ihnen kommunizieren zu können;
  • Personenbezogene Daten können verwendet werden, um den Kauf, die Nutzung und die Beendigung von Diensten durch den Kunden zu unterstützen und zu vereinfachen, unter anderem um zu vermeiden, dass Sie Informationen, die Sie zuvor angegeben haben, erneut eingeben müssen, oder um zu vermeiden, dass Sie einen vollständigen Identifizierungsprozess erneut durchlaufen müssen, wenn Sie Kunde bei einer anderen Behind The Buttons-Einheit werden möchten. Zum Beispiel können Identifikationsdaten an Behind The Buttons-Einheiten weitergegeben werden, um die Identifikation mit diesen anderen Einheiten zu erleichtern.

4. Was ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

4.1. Allgemein

Ihre personenbezogenen Daten können von uns nur dann rechtmäßig verwendet und verarbeitet werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

  • die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrags, den Sie mit uns geschlossen haben, erforderlich ist oder um auf Ihren Wunsch hin die notwendigen Schritte zum Abschluss eines Vertrags mit uns zu unternehmen. Die in Abschnitt 3.1 dieser Erklärung genannten Verarbeitungszwecke beruhen auf dieser Grundlage.
  • wir Ihre ausdrückliche und freie Zustimmung zur Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck haben. So holen wir beispielsweise Ihr Einverständnis ein, Sie zu Zwecken des Direktmarketings, wie in Abschnitt 3.2 dieser Erklärung erwähnt, anzuschreiben, wenn Sie nicht bereits eine Kundenbeziehung mit uns haben.
  • die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, soweit diese Ihre Interessen und Rechte überwiegen. Wir stützen die Verarbeitung, die für den Betrieb unseres Unternehmens erforderlich ist, auf unser berechtigtes Interesse, wie in Abschnitt 3.3 dieser Erklärung dargelegt, und um unsere bestehenden Kunden aus Gründen des Direktmarketings anzuschreiben, wie in Abschnitt 3.2 dieser Erklärung dargelegt.
  • wir gesetzlich verpflichtet sein können, bestimmte Daten zu verarbeiten und insbesondere an die zuständigen Behörden weiterzugeben. Im Rahmen bestimmter Dienstleistungen (Beauftragungen, Steuererklärungen, Buchhaltung usw.) unterliegt Behind The Buttons in der Tat Meldepflichten gegenüber Behörden, oder aber wir müssen in der Lage sein, korrekt zu antworten, wenn Sie Ihre Rechte aus der Datenschutzgesetzgebung wahrnehmen, und wir sind auch verpflichtet, Fragen der Datenschutzbehörde zu beantworten, zum Beispiel im Falle von Beschwerden.

5. Mit welchen anderen Personen teilen wir Ihre persönlichen Daten?

Nur unsere Angestellten und unabhängigen Mitarbeiter, die den Zugang zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, erhalten Zugang zu Ihren Daten. Diese Personen handeln unter unserer Aufsicht und Verantwortung.

Darüber hinaus setzen wir auch Drittanbieter ein, die in unserem Auftrag bestimmte Verarbeitungen vornehmen, um Ihnen unsere Produkte und Tätigkeiten anbieten zu können, wie z. B. IT-Dienstleistungen (unter anderem) sowie Rechts-, Finanz-, Buchhaltungs- und ähnliche andere Dienstleistungen. Da diese Dritten im Rahmen der von uns angeforderten Dienstleistungen Zugang zu personenbezogenen Daten haben, haben wir technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten nur für die unter Punkt 3 dieser Erklärung genannten Zwecke verarbeitet und verwendet werden.

Nur wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, können Ihre personenbezogenen Daten an Aufsichtsbehörden, Steuerbehörden und Forschungsdienste weitergegeben werden.

6. Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet?

Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb der EU übermittelt, und wir werden in jedem Fall sicherstellen, dass die gesetzlichen Mindestanforderungen und Sicherheitsstandards jederzeit eingehalten werden. Wenn wir vorsehen, dass Ihre Daten außerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden, weisen wir ausdrücklich darauf hin und stellen sicher, dass das gleiche Schutzniveau wie innerhalb der EU gilt.

Abgesehen von diesen Fällen werden Ihre persönlichen Daten niemals an Dritte weitergegeben oder zur Verfügung gestellt und nur zu unseren Gunsten verwendet. Andere Unternehmen können Ihre Daten also nicht verwenden, um Ihnen beispielsweise Werbung zu schicken.

7. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die unter Punkt 3 dieser Erklärung genannten Zwecke, für die die Daten verwendet werden, erforderlich ist (z. B. Ausführung eines Vertrags, Zusendung der von Ihnen angeforderten Informationen ...). Etwaige Ausnahmen oder Präzisierungen zu diesem Grundsatz werden ausdrücklich unter den verschiedenen unter Punkt 3 dieser Erklärung genannten Zwecken angegeben.

Da die Notwendigkeit der Aufbewahrung von Daten je nach Art der Daten und dem Zweck der Verarbeitung unterschiedlich sein kann, können die tatsächlichen Aufbewahrungsfristen erheblich variieren.

Wir können Ihnen hiermit mitteilen, dass unsere Kriterien für die Bestimmung der Geltendmachungsfristen die folgenden sind:

  • Wie lange werden personenbezogene Daten benötigt, um die gewünschte Dienstleistung zu erbringen?
  • Haben wir eine bestimmte Aufbewahrungsfrist festgelegt und angekündigt?
  • Haben wir eine Genehmigung für eine längere Aufbewahrungsfrist erhalten?
  • Besteht eine gesetzliche, vertragliche oder ähnliche Verpflichtung zur Aufbewahrung der Daten?
  • Sobald Ihre Daten nicht mehr benötigt werden und wir auch keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, kein berechtigtes Interesse oder vertragliche Verpflichtung haben, werden wir sie endgültig löschen oder, falls dies nicht möglich ist, in unseren Systemen anonymisieren.

Ihre personenbezogenen Daten werden jedoch so lange aufbewahrt und verwendet, wie dies zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, zur Beilegung von Streitigkeiten oder zur Durchsetzung unserer Vereinbarungen erforderlich ist.

8. Wie sichern wir Ihre persönlichen Daten?

Ihre persönlichen Daten werden streng vertraulich behandelt. Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die bereitgestellten und erhobenen personenbezogenen Daten vor Zerstörung, Verlust, versehentlicher Änderung, Beschädigung, versehentlichem oder unrechtmäßigem Zugriff oder jeder anderen unbefugten Verarbeitung personenbezogener Daten zu schützen.

9. Was sind Ihre Rechte?

9.1. Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit von Daten und Einspruch

  1. Recht op inzage van uw persoonsgegevens
    U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van uw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken.

  2. Right to rectify your personal data
    U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

  3. Recht om uw toestemming in te trekken
    Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw uitdrukkelijke toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken. We wensen u er op te wijzen dat het intrekken van uw toestemming voor bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat u niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.

  4. Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken
    Voor de verwerkingsactiviteiten gebaseerd op gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 3.3, heeft u het recht om bezwaar te maken.

  5. Recht op wissing van uw persoonsgegevens
    U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan u ons vragen, wanneer u niet langer een relatie wenst met Behind The Buttons, om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn. Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege haar gerechtvaardigde belangen kunnen wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van ons, tenzij u besluit om de relatie met ons te beëindigen.

  6. Recht op overdracht van persoonsgegevens
    U heeft het recht om te vragen om persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

  7. Recht auf Einschränkung bestimmter Verarbeitungen
    Sie können uns auffordern, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:

    • wenn Sie die Richtigkeit der personenbezogenen Daten bestreiten, können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung für einen Zeitraum beantragen, der es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
    • wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie gegen die Löschung der personenbezogenen Daten Einspruch erheben und stattdessen eine Einschränkung ihrer Verwendung verlangen;
    • wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für die unter Punkt 3 genannten Verarbeitungszwecke nicht mehr benötigen, Sie diese aber noch für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs benötigen;
    • Wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, werden wir die Verarbeitung stoppen, bis wir wissen, ob die berechtigten Gründe von Behind The Buttons den Ihren überwiegen.

9.2. Recht auf Widerspruch gegen Direktmarketing

Wie in Abschnitt 3.2 dieser Erklärung erwähnt, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen kommerzielle Informationen, Werbung oder personalisierte Angebote zukommen zu lassen (über Direktmarketingaktionen oder elektronische Newsletter). Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken des Direktmarketings zu widersprechen, wenn Sie derartige Mitteilungen von uns nicht oder nicht mehr erhalten möchten, indem Sie die zu diesem Zweck in jeder E-Mail, die Sie von uns erhalten, vorgesehenen Optionen nutzen. Wir werden Ihrem Wunsch so schnell wie möglich nachkommen.

Wenn Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch gemacht haben, können Sie, wenn Sie dies wünschen, Direktmarketing-Aktivitäten über dieselben Kanäle wieder zulassen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass die Ausübung Ihres Widerspruchsrechts uns nicht daran hindert, Sie zu anderen Zwecken zu kontaktieren, einschließlich der Erfüllung des Vertrags, gegebenenfalls in Übereinstimmung mit dieser Erklärung.

9.3. Wie übt man?

Um die oben genannten Rechte auszuüben, können Sie einen schriftlichen Antrag auf folgende Weise an uns senden:

  • per E-Mail: data.protection@behindthebuttons.com
  • schriftlich an die folgende Postanschrift: Behind The Buttons NV, z.H. Datenschutzteam, Foreestelaan 1, Gent 9000

Wenn Sie Ihr Recht ausüben, bitten wir Sie, deutlich anzugeben, auf welches Recht Sie sich berufen möchten und gegen welche Verarbeitung(en) Sie Einspruch erheben oder welche Zustimmung Sie zurückziehen möchten. Seien Sie bei der Ausübung Ihrer Rechte immer so konkret wie möglich.

10. Wie Sie Fragen oder Beschwerden einreichen können

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten, über die Ausübung Ihrer Rechte oder über diese Erklärung haben, können Sie uns über die folgenden Kanäle kontaktieren:

  • per E-Mail: data.protection@behindthebuttons.com
  • schriftlich an die folgende Postanschrift: Behind The Buttons NV, z.H. Datenschutzteam, Foreestelaan 1, Gent 9000
  • Telefonisch: +32 (0)9 395 0456

Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, wenn Sie Anmerkungen zur Ausübung Ihrer Rechte haben oder wenn Sie der Meinung sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht gesetzeskonform ist, können Sie eine Beschwerde bei der belgischen Datenschutzbehörde, früher bekannt als Datenschutzkommission, einreichen. Alle diesbezüglichen Informationen finden Sie unter https://www.privacycommission.be.

11. Änderungen der vorliegenden Erklärung

Diese Erklärung kann von uns geändert oder ergänzt werden, wenn wir dies für notwendig erachten.

Sollten wesentliche Änderungen an dieser Erklärung vorgenommen werden, wird das Aktualisierungsdatum der Erklärung aktualisiert, und wir werden Sie ebenfalls benachrichtigen und Ihnen eine Kopie der aktualisierten Erklärung zukommen lassen.

Wir empfehlen Ihnen außerdem, diese Erklärung regelmäßig zu lesen, um sich darüber zu informieren, wie wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten und schützen.